Ajukan sepuluh pertanyaan ini sebelum Anda menyetujui pesanan
Sebelum melakukan pesanan suku cadang otomotif pertama, ajukan pertanyaan yang menghubungkan penawaran pemasok dengan suku cadang yang tepat, bukti kualitas, rencana produksi, dan tujuan pembayaran. Sepuluh pertanyaan di bawah ini merupakan persyaratan minimum yang praktis:
1. Referensi OEM dan aplikasi kendaraan mana yang telah Anda konfirmasi? 2. Item mana yang masih bersyarat atau belum terselesaikan? 3. Siapa yang memproduksi setiap produk, dan siapa perusahaan yang menjadi pihak dalam kontrak? 4. Sertifikasi atau bukti pengujian apa yang berlaku untuk setiap SKU terkait? 5. Berapa MOQ dan kelipatan karton untuk setiap item? 6. Dapatkah saya memeriksa sampel berbayar, dan apakah biayanya dikreditkan ke pesanan massal? 7. Berapa lead time produksi dan tonggak pencapaian apa yang memulainya? 8. Kemasan, penandaan, dimensi karton, dan berat kotor apa yang akan digunakan? 9. Apa saja yang secara tepat tercakup dalam Incoterm, harga, dan ketentuan pembayaran? 10. Bagaimana produksi akan diperiksa dan ketidaksesuaian ditangani sebelum pengiriman?
Pemasok harus menjawab semua pertanyaan ini dalam penawaran atau dokumen tertaut. Jaminan lisan sulit direkonsiliasi jika pesanan memuat banyak SKU.
Pertanyaan 1–2: Apakah fitment benar-benar telah dikonfirmasi?
Kirimkan nomor OEM, model, tahun, mesin, transmisi, pasar, konteks VIN atau EPC, serta foto jika tersedia. Minta pemasok mencantumkan kembali referensi asli Anda di sebelah nomor suku cadang dan aplikasi yang diusulkannya. Jawaban yang jelas membedakan item yang telah dikonfirmasi, masih bersyarat, dan belum terselesaikan.
“Cocok untuk Chery” atau “sama dengan Jetour” tidaklah cukup. Satu model yang dipasarkan kepada publik dapat memiliki generasi, gandar, mesin, konektor, atau konfigurasi pasar yang berbeda. Tanyakan bukti apa yang mendukung kecocokan tersebut dan informasi apa yang masih kurang. Hapus item yang belum terselesaikan dari pesanan pembelian atau pertahankan statusnya sebagai diblokir secara jelas hingga VIN, nomor, dimensi, atau sampel menyelesaikan persoalan tersebut.
Simpan jawaban tersebut dalam lembar induk. Lembar itu menjadi dasar pemeriksaan, pemesanan ulang, dan penyelidikan suku cadang yang salah di kemudian hari.
Pertanyaan 3–4: Siapa pemasoknya, dan bukti apa yang berlaku?
Entitas dalam kontrak, penerima pembayaran, eksportir, dan produsen mungkin tidak selalu merupakan perusahaan yang sama. Mintalah nama resmi dan hubungan di antara mereka. Perusahaan perdagangan dapat menyediakan layanan konsolidasi dan pengelolaan katalog yang bermanfaat, tetapi pembeli harus mengetahui entitas mana yang bertanggung jawab atas transaksi dan dari mana barang berasal.
PartSail mencantumkan IATF 16949:2016, ECE R90, ISO 9001:2015, dan CE sebagai sertifikasi yang tersedia. Jangan menganggap daftar tersebut sebagai bukti bahwa setiap barang memiliki semua sertifikat. Mintalah dokumen yang relevan dengan produk dan pasar tujuan yang tepat. Periksa nama pemegang, badan penerbit, nomor, ruang lingkup, masa berlaku, lokasi, dan setiap lampiran aplikasi.
Sertifikat sistem manajemen berbeda dengan persetujuan produk. Mintalah importir atau penasihat kepatuhan mengonfirmasi persyaratan tujuan terkini, alih-alih mengandalkan brosur pemasok.
Pertanyaan 5–7: Berapa jumlah dan jadwal yang realistis?
PartSail menyatakan MOQ dapat dinegosiasikan mulai dari 100–200 set per SKU dan mendukung kontainer campuran. Mintalah MOQ dan kelipatan karton yang tepat untuk setiap item. “Mendukung kontainer campuran” berarti SKU dapat dikonsolidasikan; hal itu tidak menjamin jumlah minimum atau tanggal kesiapan yang sama.
Menurut PartSail, sampel berbayar tersedia dan biaya sampel dapat dikembalikan melalui pesanan massal. Konfirmasikan harga sampel, biaya angkut, ketentuan pengembalian biaya, dan faktur berikutnya yang akan menerima kredit tersebut. Gunakan sampel untuk memeriksa identitas, dimensi, konektor, mutu pengerjaan yang terlihat, penandaan, dan kemasan. Sampel tidak dapat membuktikan kondisi setiap unit produksi, jadi simpan sampel tersebut sebagai acuan pemeriksaan.
Lead time yang dinyatakan PartSail adalah 15–35 hari, bergantung pada jumlah dan kustomisasi. Tanyakan peristiwa apa yang memulai jadwal yang disepakati: uang muka, konfirmasi daftar akhir, persetujuan sampel, atau persetujuan desain grafis. Kemudian mintalah tonggak pencapaian untuk penyelesaian produksi, pemeriksaan, dan serah terima kargo. Transit internasional dan proses kepabeanan di tujuan merupakan tahapan terpisah.
Pertanyaan 8–9: Apa yang akan dikemas, ditagihkan, dan dikirimkan?
Mintalah jenis kemasan, jumlah unit per karton, dimensi karton, berat kotor dan bersih, kode batang, penandaan produk, serta tanda pada karton luar. Untuk merek khusus, setujui desain grafis sebelum pencetakan massal. Data kemasan memengaruhi perencanaan pengangkutan dan kontainer, sedangkan label menghubungkan kiriman dengan catatan SKU Anda.
Baca penawaran baris demi baris. Penawaran harus mencantumkan mata uang, dasar satuan, jumlah, harga, Incoterm, tempat yang disebutkan, masa berlaku, jadwal pembayaran, biaya perkakas atau kemasan, dan apakah biaya angkut sudah termasuk. Incoterm mengalokasikan tugas dan biaya yang ditetapkan, tetapi tidak menggantikan uraian komersial yang lengkap. Mintalah perusahaan ekspedisi Anda mengidentifikasi biaya asal, biaya angkut, dan biaya tujuan yang berada di luar harga pemasok.
Pastikan penerima pembayaran sesuai dengan pengaturan kontrak. Konfirmasikan setiap perubahan detail bank melalui saluran yang sebelumnya telah diverifikasi sebelum mengirim uang.
Pertanyaan 10: Bagaimana batch akan dikendalikan?
Sepakati rencana pemeriksaan sebelum produksi. Pemeriksaan umum mencakup SKU, referensi OEM, jumlah, jumlah karton, penandaan, kemasan, mutu pengerjaan yang terlihat, dan dimensi kritis. Untuk pesanan campuran, rekonsiliasikan setiap item dengan daftar kemasan akhir. Untuk produk yang sensitif terhadap sertifikasi, bandingkan penandaan dan referensi produk yang diwajibkan dengan catatan persetujuan.
Tanyakan apa yang akan dilakukan jika pemeriksaan menemukan kekurangan jumlah, penggantian barang, pelabelan yang salah, atau hasil pengukuran yang tidak memenuhi persyaratan. Jawabannya harus menyatakan bagaimana temuan didokumentasikan, siapa yang mengesahkan pengerjaan ulang atau penggantian, dan apakah pelepasan kargo harus menunggu penyelesaian masalah. Hindari janji yang tidak jelas bahwa setiap klaim pada masa mendatang akan langsung dikembalikan dananya.
Setelah persetujuan, gabungkan jawaban akhir ke dalam satu berkas pesanan: lembar fitment, penawaran, sampel, sertifikat, desain grafis, jadwal produksi, kriteria pemeriksaan, faktur, dan daftar kemasan. Sepuluh pertanyaan ini tidak membuat pesanan pertama bebas risiko. Pertanyaan tersebut memastikan bahwa identitas, kemampuan, kepatuhan, MOQ, jadwal, kemasan, biaya, pembayaran, dan pemeriksaan dinyatakan secara eksplisit sebelum pembeli membuat komitmen.