เริ่มจากรถที่มีอยู่จริงในตลาดของคุณ
ผู้จัดจำหน่ายในแอฟริกาตะวันตกควรจัดหาอะไหล่ Chery โดยอ้างอิงรุ่นรถในตลาดท้องถิ่น ปีรุ่น เครื่องยนต์ ระบบส่งกำลัง และหลักฐาน VIN ไม่ใช่อ้างอิงเพียงชื่อ Chery เท่านั้น ชื่อรุ่นทางการค้าชื่อเดียวกันอาจครอบคลุมรถมากกว่า 1 เจเนอเรชันหรือหลายสเปกทางเทคนิค และรุ่นส่งออกอาจไม่ตรงกับรุ่นที่แสดงในแค็ตตาล็อกสำหรับตลาดภายในประเทศจีน ควรจัดทำคำขอสอบถามครั้งแรกโดยยึดข้อมูลรถจากบันทึกการขายและงานซ่อมของคุณเอง
สำหรับรถแต่ละคัน ให้บันทึกชื่อรุ่นที่ใช้ในตลาด ปีที่ผลิต VIN ความจุกระบอกสูบ ประเภทระบบส่งกำลัง และรหัสรุ่นใน EPC หากมี สำหรับอะไหล่แต่ละรายการที่ต้องการ ให้ระบุหมายเลข OEM ปริมาณที่ต้องการ และภาพถ่ายที่ชัดเจนของอะไหล่เก่าและฉลาก ภาพถ่ายควรแสดงขั้วต่อ จุดยึด และรูปทรงโดยรวม ไม่ใช่เฉพาะด้านที่เสียหาย หลักฐานเหล่านี้ช่วยให้ซัพพลายเออร์แยกอะไหล่ที่ตรงรุ่นจริงออกจากอะไหล่ที่เพียงมีรูปลักษณ์คล้ายกัน
สำหรับโครงการสต็อกใหม่ ให้จัดลำดับรายการตามความต้องการในท้องถิ่น เริ่มจากอะไหล่บำรุงรักษาที่มีการซื้อซ้ำและอะไหล่ทดแทนสำหรับจุดที่ทราบว่ามักเสีย แทนที่จะพยายามครอบคลุมทุกรายการในแค็ตตาล็อก จากนั้นจึงขยายรายการอะไหล่ Chery ตามข้อมูลยอดขายที่พิสูจน์แล้ว แทนการเริ่มต้นด้วยคำสั่งซื้อขนาดใหญ่เกินไป
แยกการตรวจสอบรหัสอะไหล่ออกจากการเสนอราคาเชิงพาณิชย์
ดำเนินการระบุอะไหล่และเจรจาราคาเป็น 2 ขั้นตอน ขั้นแรก ขอให้ซัพพลายเออร์ส่งรายการที่จัดรูปแบบเป็นมาตรฐานกลับมา โดยแสดงเลขอ้างอิงของคุณ หมายเลข OEM ที่ซัพพลายเออร์ตีความ รุ่นรถที่ใช้ได้ และประเด็นที่ยังต้องตรวจสอบ หลังจากยืนยันรายการเหล่านั้นแล้วเท่านั้น จึงให้ซัพพลายเออร์จัดทำใบเสนอราคาเชิงพาณิชย์
ลำดับนี้สำคัญเมื่อผู้ซื้อส่งหมายเลขที่คัดลอกจากใบแจ้งหนี้เก่า ฉลากที่เขียนด้วยลายมือ หรือแค็ตตาล็อกออนไลน์หลายแหล่งที่นำมารวมกัน อักขระเพียง 1 ตัวอาจหมายถึงชุดประกอบคนละรายการ หมายเลข OEM เป็นจุดเริ่มต้นที่น่าเชื่อถือที่สุด แต่หมายเลขที่ถูกแทนที่ด้วยหมายเลขใหม่และรุ่นย่อยเฉพาะตลาดยังต้องมีข้อมูลรถประกอบ หากไม่มีหมายเลข สามารถใช้ VIN ภาพหน้าจอ EPC ขนาด และภาพถ่ายโดยละเอียดเพื่อช่วยตรวจสอบได้ อย่างไรก็ตาม ควรทำเครื่องหมายรายการที่ยังไม่แน่นอนให้ชัดเจน
กำหนดคอลัมน์สถานะสำหรับทุกรายการ ได้แก่ ยืนยันแล้ว มีเงื่อนไข หรือยังไม่ได้ข้อยุติ อย่าปล่อยให้เลขอ้างอิงที่ยังไม่ได้ข้อยุติกลายเป็น “ยืนยันแล้ว” เพียงเพราะมีการเสนอราคา แฟ้มข้อมูลการจัดซื้อที่เป็นระเบียบจะเก็บหลักฐานประกอบการตัดสินใจแต่ละครั้ง และช่วยให้ตรวจสอบข้อเรียกร้องหรือคำสั่งซื้อซ้ำในภายหลังได้ง่ายขึ้น
จัดทำคำสั่งซื้อที่รองรับการจัดจำหน่ายได้
คำสั่งซื้อครั้งแรกที่เหมาะสมต้องสร้างสมดุลระหว่างความครอบคลุม ปริมาณ และความเสี่ยงด้านสินค้าคงคลัง MOQ ที่ PartSail ระบุสามารถเจรจาได้ โดยเริ่มตั้งแต่ 100–200 ชุดต่อ SKU และรองรับการรวมสินค้าหลายรายการในตู้คอนเทนเนอร์ ช่วงดังกล่าวเป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อการวางแผน ไม่ใช่กฎว่าทุกรายการจะมีปริมาณขั้นต่ำเท่ากัน ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุว่ารายการใดสามารถรวมจัดส่งได้ และรายการใดมีข้อจำกัดด้านการผลิตหรือบรรจุภัณฑ์
แบ่งรายการออกเป็น 3 กลุ่ม:
- -รายการหลักที่มียอดหมุนเวียนในท้องถิ่นสูงและมีความต้องการเพียงพอสำหรับการสั่งตามจำนวนบรรจุมาตรฐานต่อกล่อง
- -รายการทดลองที่ควรเริ่มด้วยปริมาณน้อยกว่า เนื่องจากความตรงรุ่นหรืออัตราการขายยังไม่แน่นอน
- -รายการค้างส่งที่จัดหาให้ลูกค้าหรือกองรถที่ระบุไว้แล้ว และไม่ควรถือเป็นสต็อกเพื่อคาดการณ์ยอดขาย
ตรวจสอบจำนวนบรรจุต่อกล่อง น้ำหนักต่อหน่วย ขนาดกล่อง และปริมาตรรวมก่อนสรุปปริมาณ อะไหล่เบรกหรือแชสซีที่มีน้ำหนักมาก และไส้กรองหรืออะไหล่ไฟฟ้าที่มีน้ำหนักเบา ส่งผลต่อการใช้พื้นที่ตู้คอนเทนเนอร์ต่างกัน ควรปรับคำสั่งซื้อแบบรวมหลายรายการโดยยึดสินค้าคงคลังที่ขายได้ ไม่ใช่เพียงเพื่อใช้พื้นที่ทุกลูกบาศก์เมตรให้เต็ม
วางแผนหลักฐานด้านคุณภาพและตัวอย่างก่อนสั่งซื้อจำนวนมาก
สอบถามว่าระบบคุณภาพและเอกสารผลิตภัณฑ์ใดใช้กับอะไหล่แต่ละรายการที่เสนอราคาโดยตรง การรับรองที่ PartSail ระบุว่ามี ได้แก่ IATF 16949:2016, ECE R90, ISO 9001:2015 และ CE แต่ผู้ซื้อไม่ควรสันนิษฐานว่าใบรับรองทุกฉบับใช้ได้กับทุก SKU หรือทุกประเทศปลายทาง ขอเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบขอบเขตการรับรอง และตรวจสอบว่าชื่อผลิตภัณฑ์และนิติบุคคลผู้ผลิตสอดคล้องกัน
สำหรับรายการใหม่หรือรายการสำคัญที่ต้องระมัดระวัง ให้ใช้ตัวอย่างเพื่อตรวจสอบขนาด ตำแหน่งขั้วต่อ เครื่องหมาย บรรจุภัณฑ์ และความตรงรุ่นเมื่อลองติดตั้งในอู่ PartSail ระบุว่ามีตัวอย่างแบบชำระเงิน และอาจคืนค่าตัวอย่างโดยนำไปหักจากคำสั่งซื้อจำนวนมากได้ ยืนยันเงื่อนไขทางการค้านี้ในใบเสนอราคาก่อนชำระเงิน ตัวอย่างไม่สามารถทดแทนการตรวจสอบสินค้าเป็นล็อตได้ แต่ช่วยสร้างชิ้นงานอ้างอิงที่ตกลงร่วมกันสำหรับการจัดส่งในภายหลัง
กำหนดจุดตรวจสอบเป็นลายลักษณ์อักษร ได้แก่ ปริมาณ ฉลาก หมายเลขอะไหล่ บรรจุภัณฑ์ คุณภาพงานที่มองเห็นได้ และขนาดสำคัญต่าง ๆ หากต้องการติดแบรนด์ของผู้ซื้อเอง ให้อนุมัติอาร์ตเวิร์กและตัวอย่างเครื่องหมายก่อนการผลิต แทนที่จะรอจนบรรจุสินค้าลงกล่องเสร็จแล้ว
กำหนดตารางการผลิตและการขนส่งที่เป็นไปได้จริง
PartSail ระบุระยะเวลาดำเนินการตามปกติที่ 15–35 วัน โดยขึ้นอยู่กับปริมาณและการปรับแต่ง ใช้ช่วงดังกล่าวเป็นกรอบวางแผนการผลิต แล้วขอประมาณการเฉพาะหลังจากยืนยันรายการ SKU ขั้นสุดท้าย ปริมาณ และบรรจุภัณฑ์แล้ว กล่องสีแบบสั่งทำ แผ่นชิมพิมพ์ลาย หรือการทำเครื่องหมายด้วยเลเซอร์อาจทำให้กำหนดการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นอย่าคำนวณวันสินค้าถึงโดยอ้างอิงวันเริ่มต้นที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน
เผื่อเวลาสำหรับการยืนยันรายการ การอนุมัติตัวอย่าง การตรวจสอบการผลิต การดำเนินพิธีการส่งออก และการขนส่งระหว่างประเทศ การผ่านพิธีการที่ท่าเรือในแอฟริกาตะวันตกและการขนส่งภายในประเทศเป็นคนละส่วนกับระยะเวลาดำเนินการของโรงงาน ผู้รับจัดการขนส่งสินค้าของคุณควรแจ้งแผนการเดินเรือ ค่าใช้จ่ายในท้องถิ่น เอกสารที่ต้องใช้ และข้อกำหนดสำหรับผู้รับสินค้า พิจารณาว่ารายการที่ขาดสต็อกอย่างเร่งด่วนคุ้มค่าที่จะขนส่งทางอากาศหรือไม่ ขณะที่สินค้าปริมาณหลักสำหรับเติมสต็อกขนส่งทางทะเล
ใช้วันที่ที่ผูกกับขั้นตอนสำคัญ ได้แก่ ได้รับเงินมัดจำ อนุมัติอาร์ตเวิร์ก ผลิตเสร็จ และส่งมอบสินค้าให้ผู้รับจัดการขนส่งสินค้า แทนคำมั่นที่คลุมเครือ เช่น “จัดส่งเดือนหน้า”
ใช้รายการตรวจสอบสำหรับคำสั่งซื้อครั้งแรกที่นำกลับมาใช้ได้
ก่อนชำระเงิน ผู้จัดจำหน่ายควรมีสเปรดชีตฉบับสุดท้ายที่ระบุเลขอ้างอิงที่ยืนยันแล้ว รุ่นรถที่ใช้ได้ ปริมาณ เงื่อนไขราคาต่อหน่วย รายละเอียดกล่อง และสถานะของแต่ละรายการ ใบเสนอราคาควรระบุสกุลเงิน Incoterm เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาที่ใบเสนอราคามีผล บรรจุภัณฑ์ และระบุว่ารวมค่าขนส่งหรือไม่ ซัพพลายเออร์และผู้ซื้อควรตกลงร่วมกันเกี่ยวกับรายการบรรจุสินค้า ใบกำกับสินค้าพาณิชย์ และเอกสารเฉพาะที่ประเทศปลายทางกำหนดด้วย
ขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยคือ จัดระเบียบรายการรถ ยืนยันรหัสอะไหล่ ทดสอบตัวอย่างที่เลือก กำหนดข้อกำหนดบรรจุภัณฑ์ให้แน่นอน อนุมัติใบเสนอราคา ตรวจสอบสินค้าเป็นล็อต และเก็บหลักฐานที่สอดคล้องกันทั้งหมด วิธีนี้ไม่ได้ขจัดความเสี่ยงทุกประการ แต่เปลี่ยนคำขอแบบกว้าง ๆ สำหรับ “อะไหล่ Chery สำหรับแอฟริกาตะวันตก” ให้เป็นโครงการจัดหาที่มีการควบคุม ผลลัพธ์คือรายการสต็อกที่อ้างอิงรถในท้องถิ่นและมีเอกสารยืนยันความตรงรุ่น แทนการสันนิษฐานจากชื่อรุ่นที่ใช้ทั่วโลก